人事档案是一个人经历的记载，也是人才交流中心为个人提供相关人事服务的依据。从表面上看，它仅仅是一个一尺见方的牛皮纸袋，加上袋子里的材料，才不过一斤来重。尽管随着社会的发展，档案在一些人眼中作用弱化了，但弱化并不意味着它是可以随便丢弃的‘身外之物’，人事档案的作用仍不可取代，如果没有档案，一些权益就无从得到保障！因此从某种意义上说，它甚至可以决定一个人的命运。
档案对个人的作用：
现阶段，在档案的凭证、参考等诸多作用中，普通公民还是主要利用档案的凭证作用。由于档案具有其真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。它不仅为领导决策、教学、科研和管理等工作服务，同时也为您的切身利益服务，帮您解决没有档案就无法解决的问题。对于个人来说，无论是工作调动、出国政审、职称评审、工资调整、劳动保险，还是入党团以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。
按照有关规定，在各级政府人事部门人才流动服务机构保存人事关系及档案的人员，人才中心将保障其合法权益和应有的社会、政治待遇，如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升、转正定级、职称评定、出国（境）政审、党团关系管理、婚姻生育管理、代办社会保险、证件年审、出具以档案为依据的各种法律证明等等。
如果流动人员违反规定把人事档案放到其他部门或机构，各级人事部门将不承认其原有身份，必然损害其自身利益，使其应享受的上述待遇得不到应有保障。譬如在失业后将无法领取失业救济金；譬如，没有档案办理社会保险也成问题；譬如单位派你出国公干，没有人事档案，就无法进行出国政审；譬如结婚、生孩子时，没有档案开不成相关证明。
例如学籍档案可以为各类在校生、毕业生的就业、留学或毕业证书丢失的同学出示成绩证明、学历证明、姓名更正、参加工作时间等有关证明。在职人员在早报技术职称时，档案可以提供所需材料，如申报人目前拥有的职称资格文件、您获得的优秀教学成果奖、科技进步奖、主持参加的科研课题、您在本项目中所起的作用、各种奖励、申报人所起草的文件及完成某项重大任务的任务书等材料。
可以说每个人都在以自己的的实践活动谱写着自己的历史，同时将其转化为文字在档案中不断补充、不断添入新内容。所以说人事档案将伴随每个人的一生并 发挥着重要的作用。
向女士是某事业单位的人事部主任，她认为，人事档案在我国当今社会还是有其存在的理由的。“对于一些私企员工来讲，档案变得可有可无，但另外一些行业的从业人员还需要档案的管理和约束，比如律师、医生等，他们很看重档案，因为这些行业没有档案不准进入。既然有此规定，说明这些行业有其特殊性，人事档案制度也是规范这些从业人员相对有效的措施之一。”同时，向女士还提醒大家：“‘人档分离’体现着社会在进步，但并不代表着档案能够随意丢弃，一些人才可以将档案交由社会公共人事部门代管。”
档案对用人单位的作用：
对于用人单位来说，档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是历史的真实记录，通过利用档案，可以清楚地了解过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。
现代企业为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能的全面、准确的了解员工，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总，归入本人档案，作为考核依据。
因此用人单位在人事任免、考核时，都经常要用到员工人事档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和使用起到了重要参考作用。
以下是大连海事大学提供的几个档案利用实例：
1、原海校（后并入大连海事大学）一名上海籍毕业生，于1994年考入该校，在求学期间，因发病离校，离校时校方和当地派出所把回原籍的落户手续办妥，但被该同学撕毁。时隔10年后，在其家属要求申报户口时，当地派出所要求其出具有关手续，因被同学本人撕毁家属拿不出任何证据，在万般无奈时想到了档案。当地派出所派人专程从上海赶到海事大学查询，由于海校并入时，档案交接工作清楚，原档案保存完好，最后大连海事大学为其出具了有关证明，经反馈信息证实，该同学已落上户口。
2、毕业于大连海市大学的一名学生，由于毕业时校方有关人员笔误，毕业证书上的姓名的东字写成车字。在本人报考北外英语专业培训班时，被拒绝报考。海事大学档案馆查阅了新生录取名单、入学登记表、毕业生毕业证书及验印名册等有关档案，核实后出具了有关证明，使该生顺利报考。
3、该校一毕业生分配到企业后，其人事档案丢失，调入其它单位后无法办理保险续保、失业等手续，给本人造成了很大麻烦，通过查阅该校学籍档案，补办了在校学习的学籍及分配等材料 ，解决了续保等问题。
以上这些仅是个人利用档案的几个花絮，类似实例不胜枚举。
TIPS：
个人人事档案应如何安置？
毕业生毕业后三个月内学校将统一输户口迁移、托管等手续，注意事项如下：
毕业生须转回原藉及其它地方的学校将统一办理。
毕业时暂未落实就业单位的毕业生，可向学校申请托管户口、档案两年，学校可将本校申请托管的毕业生集中委托省毕业生就业指导中心管理。按照国家有关规定，两年内档案保管机构免收档案保管费。毕业生也可根据需要，将个人档案交由各地人才交流中心进行托管具体操作如下：
申请户口、档案托管的毕业生到就读学校毕业生就业指导中心免费领取《高校应届未就业毕业生户口档案托管协议书》（一式两份）、《未就业毕业生户档托管登记表》（一式两份），填好后交学校毕业生就业指导中心审核签章，学校留一份交省毕业生就业指导中心，毕业生留一份作为今后到省毕业生就业指导中心办理报到等相关手续的凭据。
值得注意的是，办理了托管手续的学生党员（含预备党员），在报到时将“党员组织关系介绍信”与其他材料一起交省高校毕业生就业指导中心户档托管部。（各省就业指导中心可为毕业生提供：档案保管、用人单位信息、户口迁入迁出、开俱考研、结婚、出国证明等服务。 ）
需要办理户档迁出时，可凭毕业时签订的《就业协议书》或用人单位接收函、或考研录取通知书，《湖北省高校应届未就业毕业生户口档案托管协议书》和《未就业毕业生户档托管登记表》，到省高校毕业生就业指导中心户档托管部办理相关手续。
注：对于大学毕业生来说，已落实就业单位但该单位不具备人事管理权的，或者在毕业离校前仍没有落实工作单位的大中专应届毕业生，最好将档案委托人事部门妥善管理，以免将来给自己带来不必要的麻烦。
人才中心是政府人事部门所属专业人才服务机构，具有以下职能：出国政审、职称评审、考研报名、党、团关系转移，办理各种社会考试报名，生育指标领取，代办缴纳各项社会保险，出具相关民事证明，推荐就业。
毕业生人事档案由人才中心管理，在个人自由流动中，档案可随工作地点变动自由转递；
如何委托管理人事档案
按照有关规定，符合以下条件的人员可以由单位或个人向人事部门所属人事代理服务机构委托管理人事档案：
1．辞职或辞退的机关人员、企事业单位专业技术人员和管理人员；2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员；3、待业的大中专毕业生；4、自费出国留学人员；5、无上级主管部门、不具备人事档案管理条件的企业聘用的专业技术人员和管理人员；6、外商投资企业、乡镇企业、民营科技企业、私营企业聘用的专业技术人员和管理人员；7、外国企业常驻代表机构的中方雇员；8、外省市在沪机构聘用的及本市赴外省市(境外)工作的专业技术人员和管理人员；9、办理了《工作寄住证》的专业技术人员和管理人员；10、委托市、区、县人才交流服务机构进行人事档案代理的各类企事业单位、社会团体的专业技术人员和管理人员。
个人委托的程序是：
1、提供材料
(1)本人身份证；
(2)原档案所在机构或单位的凭证(区县人才中心存档卡、
劳动手册、原单位辞职证明或退工单、劳动(聘用)合同、
调动工作介绍信等)
2、(1)签订《个人委托档案管理合同》；
(2)办理档案管理凭证;
3、交纳费用。
单位委托的程序是：
1、提供材料
(1)企业营业执照(外商投资企业还需要外经贸委的批准证书及外商投资企业劳动管理登记证)；
(2)企业与员工签订的劳动(聘用)合同样本；
(3)失业金缴纳凭证。
2、(1)签订单位档案委托保管合同书；
(2)提供委托保管人事档案的员工名册及原档案所在地的凭证。
档案托管中人事档案的转递
◆档案的转递必须严格按照有关规定完备登记、注销、转出转人手续。
人才流动服务机构凭符合国家有关规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函十五天内,须将流动人员人事档案随档采传递通知单转交人才流动服务机构。
◆转递档案必须完整齐全,不得扣留材料和分批转出。
人才流动服务机构经审批无误后应及时将档案转递通知单回执退回原单位。若发现转来的档案材料不齐全或不清楚的,应要求原单位补齐或查清。
◆流动人员人事档案的转递,应通过机要交通或由组织、人事干部直接送取,不得邮寄或交本人自带。
对流动人员本人自带的人事档案,人才流动服务机构一般不得接收。
◆人才流动服务机构接管流动人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续,并签订人事代理或档案管理合同书,合同书必须明确双方的权利、义务,服务范围、管理权限与收费等内容。
◆人才流动服务机构开具的转档手续,与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同的效力。
机关、国有企事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转移手续,方可接收流动人员人事档案及人事关系。
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