GartnerGroup 爲知识管理做了明确的定义：「知识管理爲一种通过合作及集成的方法来创造 ( create ) 、采撷 ( capture ) 、组织 ( organize ) 、截取 ( access )、使用(use)企业的资讯资産，这些资産包括资料库、文档，但最重要的是内隐的专门工艺及个别职工的经验」。

『没有最好的软体産品，只有最适合企业的软体産品』。您当前可能正在计划选购一套知识管理系统，或是准备开始评估企业是否应该导入知识管理系统；无论是哪一种目的，我们都希望以下 25 则评估要点能帮助您正确地检视企业的需求，选择最适合的应用软体。

选购企业知识管理系统的 25 项评估要点：

文档管理 Document Management

1. 是否具有资料摘要(Metadata)，纪录资料分类、摘要描述、纪录来源、定义?
2. 是否具有文档版本控制、签出／签入 ( checkin / checkout ) 功能?所有历史版本及更改历程是否都能保存在系统中，提供查阅?
3. 能否纪录用户对文档的意见，以便进行更改、更新?
4. 文档生命周期的管理是否都能自动化?由发布、审核、许可权设置，一直到文档过期检查，能结合工作流程工具，自动进行?

安全及许可权控管 Security

5. 系统是否能设置帐号及层次结构式群组能，以便在系统中各子系统应用?
6. 是否具有优於 file system 的许可权控管功能，对於每一份文档可以设置不同的读、写、编修许可权?并分爲群组及个人层级?

知识回圈 Knowledge Life Cycle Management

7. 除了现有资料的管理之外，能否保存工作中生成的知识?例如群组讨论、工作管理等功能?
8. 是否提供用户之间交互的工具?例如意见反馈、评分与建议等，增加用户叁与感?
9. 是否能由系统提供的机制中，清楚地得知用户的叁与及贡献度，并能由用户反馈、使用频率中明确地判别知识价值?

支援多种资料来源 Multiple Data Source

10. 不同格式的资料是否都能被保存於系统中，创建一致的变址卡及关联链结?
11. 系统是否能连接远端资料库，让资料来源不限定爲同一部主机的档案系统?
12. 能否将相关资料集中存放，以共同的变址卡进行标示?即使档案的格式不一、来源不一?

资讯检索 Information Retrival

13. 能否对所有的资料进行全文检索?包括资料库资料、网页及各种格式的档案?
14. 是否能设置不同的检索量程，针对特定的功能模组、或特定的分类目录进行查询?
15. 能否针对查询结果进行更多高级查询?例如缩小查询量程、查找相关文档等?

系统环境 Development Environment

16. 系统是否建构於一个开放的系统平台，不限在特定的操作平台上才能正常运作，并且都保持极佳的效能?
17. 系统是否能和其他的应用系统进行集成?必要时，系统供给商是否能提供API，以便进行各种企业应用系统集成?
18. 用户在使用系统时，是否可以随时随地存取，不限定在安装特定程式的电脑?
19. 系统是否允许弭散管理，对不同的模组分别设置一至多位元管理者?

扩充能力 Scalability

20. 这个系统的进程能力是否足够支援公司所有同仁上线?
21. 未来随着公司的发展，用户规模逐渐增加时，这个系统是否能很容易的扩充、增强进程能力?
22. 爲了预防系统损毁造成的损失，这个系统是否能方便地备份、还原?
23. 这个系统是否具有 n-tier 的分散式进程体系结构?

支援多普通话言 Universal Language Support

24. 这个系统是否提供两种以上不同的常见语言操作介面?
25. 系统在保存不同语系的资料时，是否都可以正常运作、没有问题?

结语

除了系统面、功能面的评估之外，我们在接下来几天中将就企业需求评估重点进行深入的讨论，帮助企业检视自身对知识管理的实际需求、选购最切合需求的産品。