Project 2000 如何帮您管理工作分配

在专案管理中，按实际需要把人员和设备逐个地安排到任务上去工作，这个过程和安排的结果就称之爲工作分配。工作分配看起来并不复杂，但是管理起来是件非常烦琐的工作。主要焦点在於，第一，工作分配是由任务、资源、资料项目目和时间四维交叉类的资料组成的，怎样表示出来才能使您看起来更清楚明了是需要考虑的问题。第二，由於专案的动态性，资源分配中的超分配问题会因个别任务的进度提前或拖後而显现出来，如果不能及时发现和处理，会严重影响整个专案的完成。在Project 98以前的版本中都是把分配问题放在资源管理中，而Project 2000版把工作分配突出出来作爲一个专题进行管理。

Project 2000如何帮您管理工作分配的呢?它新设置了８种工作分布的类型，使您对资源的使用更加经济合理；采用按时间分段的方法处理分配资料，使您的资讯更直接、更详细；爲您设置任务分配状态视图，您可以按任务查看资源使用状况；爲您设置了资源使用状态视图，您可以按资源查看它们承担任务的状况。

根据任务实际需要选择适当的资源工时分布模型

在一个任务的生命期中，不一定总是需要同等数量的资源。有些任务可能需要先安排少量人做准备工作，待工作面铺开後，再安排较多的人。而另一些则可能相反。这种按实际需要在不同时间灵活地安排不同数量的资源工作的模型称之?quot;工时分布。选择适当的工时分布模型可以充分利用资源，提高工作效率。

Project 2000爲您设置了8种工时分布模型，即常规分布、前轻後重、前重後轻、双峰分布、先峰分布、後峰分布、锺型分布、中央加重锺型分布。它把任务的整个周期划分爲１０个区间，根据每种分布的模型爲每个时间区间安排相应的投入资源比例，既保证任务正常进展，又不造成浪费。

按时间分段资料使您看到的资讯更直观、更详细

关於资源工作安排的资讯您可能需要知道得尽量地详细。Project 2000已经爲您安排得相当细致。它按时间分段爲您安排，默认的时间分段区间是1天爲一个时间段。也就是说，无论是任务还是资源的安排资讯，它都分解到每一天。

它爲您提供的资讯内容是相当全面的。对於每个任务，它爲您按天提供出如下的资讯：

原计划中安排的工时和成本，当前计划中安排的正常班工时、加班工时、固定成本、总成本，实际执行的工时、加班工时、成本，完成百分比，累计工时、成本，累计完成的百分比。它还向您提供关於任务评价分析的ACWP、BCWP、BCWS、CV、SV等。

对於资源，它爲您按天提供出：

当天安排的资源的峰值数量、安排工作的资源占总资源的百分比，资源超量分配的量，以及原计划中安排的工时和成本，当前计划中安排的正常班工时、加班工时、总成本，实际执行的工时、加班工时、成本，完成百分比，累计工时、成本，累计完成的百分比。它还向您提供关於资源经济指标分析的ACWP、BCWP、BCWS、CV、SV等。
您可以根据需要选择一部分资料项目显示在萤幕上。

任务分配状态视图可以按任务查看资源使用状况

当您想了解在每个任务上有哪些资源在工作，它们的安排、工作量、费用等是如何分配的时侯，Project 2000已经爲您准备好了任务分配状态视图。这个视图按任务列出在其中工作的每种资源的各种资讯，并按任务进行汇总。对於摘要任务也将其下的所有任务的资源使用情况进行汇总。根据您的需要，您可以选择一部分资讯进行显示。如果您只需要某个级别上的资讯，或者那一类任务的资讯，您只要通过筛选器功能把相应的任务筛选出来，相关的报表就自动地生成出来，不需要您自己进行统计。

资源使用状态视图可以按资源查看承担任务状况

当您想了解每个资源都承担了哪些任务，它们在任务上的安排、工作量、费用等是如何分配的时侯，Project 2000已经爲您准备好了资源使用状态视图。这个视图按资源列出它们承担的任务上工作的各种资讯，并按资源进行汇总。根据您的需要，您可以选择一部分资讯进行显示。如果您只需要某几个资源的资讯，您只要通过筛选器功能把相应的资源筛选出来，相关的报表就自动地生成出来，不需要您自己进行统计。

Project 2000爲您准备好了关於资源分配的报告。谁在做什麽报告按资源把他们承担的任务的投入资源量、工时、起止时间逐一列出。谁什麽时间做什麽报告则把每个资源按天在各个任务上的工时分配都列出来，并可以按行和列进行求和统计。

Project 2000 如何帮您管理工作任务

专案是由一系列具有依赖关系的工作任务（或者称之爲活动）组织起来的。完成这些工作任务，整个专案也就完成了。管理好任务是Project 2000的最重要功能之一。它是怎样帮助您管理任务的呢?他爲您提供全方位的任务资讯，爲您把任务按层次结构组织起来，爲您编制描述依赖关系的网路图，爲您绘出表和图兼备的横道图，爲您准备好详尽报表，您需要的任务资讯几乎都能从中获取得到。

提供全方位任务资讯

爲了有成效地控制专案进展，您需要随时了解每个任务的诸多方面的资讯，包括时间、工期、资源、工时、成本等等。按传统的做法，每次需要这些资讯时由办公室工作人员去搜集、汇总、计算，再报给您，这样做不仅要花费很多时间，而且也难於做到准确和及时。Project 2000则能自动地、随时地、全面地爲您提供任务资讯。Project 2000爲每个工作任务设置了多达241个资料栏，也就是说，对於每一个工作任务它可以提供240多个资料，这 让我们列举一些主要的资讯内容。

时间、工期方面的资讯 对於每个任务，Project 2000都能够爲您提供在原计划中任务开始时间、结束时间、工期；由於各种因素限制，任务最早可能的开始和结束日期；爲保证专案按期完成，最晚必须开始和结束日期；根据专案实际运作的情况，最新调整後的开始时间、结束时间、工期；实际的开始时间、结束时间、工期，并且显示出当前计划或实际的计划日期和原始计划比较的差异值，从而知道任务是按计划进行的，还是提前或拖後了多少天。

资源、工时、成本方面资讯 对於每个任务，Project 2000都能够爲您提供哪些工种（人员）、哪些设备在其上工作；以及它们投入的数量、安排的正常班工时和加班工时各爲多少；每种资源从什麽时候开始在任务上工作，什麽时候结束工作；完成这个任务，需要支付资源多少钱，材料费多少钱，总计成本多少钱；工作进展到现在，实际已经完成了多少工期，多少工时，还剩馀多少工时待完成；在成本方面，当前计划或实际执行的计划和原始计划比较是超出预算还是低於预算，具体数位爲多少；完成剩馀的工作任务还需要多少工时、费用。

任务依赖关系和特徵方面资讯 任务进入开始实施阶段的控制条件是哪些紧前任务，它们在时间上与该任务是什麽样搭接关系。任务是否爲关键任务，分配到该任务上工作的资源是否已经接受了工作安排，它们是否有超负荷工作量问题存在。

这 列出的仅仅是Project 2000能够向您提供的任务资讯中的一小部分，但已经爲您正确地指导专案提供了充足的依据。如果您请办公室的工作人员搜集整理，至少要花一、两天时间，但从Project 2000中获取，只是手指点滑鼠之劳。更可贵的是，Project 2000提供的这些资讯并不要求您事先一一输入给系统，它只要求输入非常少的资料，约5%--10%，而90%以上的资讯都是系统自动计算和生成的，而且总是最新的、可靠的。

按层次组织任务让您的专案结构清晰

对於一个大型工程项目而言，如果把专案中包含的所有任务，不论大小、主次，都放在一个等级上进行管理，显然不是一种明智的作法。Project 2000提供了能够从大到小的层次把任务组织爲摘要任务和一般任务的功能（工作分解结构WBS），而且操作极爲简单，两个在同一级别上的任务只要用滑鼠通?quot;降级工具按钮就能把一个任务缩进，使它们二者的关系从兄弟变爲父子关系，也就是说，前一个任务变成爲後一个任务的摘要任务。摘要任务汇总它隶属的所有的子任务的资讯，经过这种安排以後，我们可以非常清楚地看到整个专案的结构和隶属关系。以下是一个公寓建筑专案的层次结构关系的简化例子：

这个表表达了专案的隶属结构关系。专案爲冀东油田公寓，它由主楼和裙房两个摘要任务组成。其中主楼由搭脚手架和抹灰等摘要任务组成。搭脚手架任务又由一层外脚手架和二层外脚手架任务组成，等等。
Project 2000这样组织专案任务有两个优点，第一，专案的组织结构清楚，使所有的叁与者都能达到共识。Project 2000可以非常容易地将任一个摘要任务下的子任务隐藏起来，或展开出来。第二，Project 2000可以按任务的层次自动汇总它所隶属的子任务的资讯，自动形成报表。

网路图使关键任务突出，依赖关系明了

网路图，或称爲统筹图，是描述任务间依赖关系的直观方式，Project 2000不再麻烦那些计划人员手工画网路图，而由它自动生成。这不仅大大减少了人的繁重的劳动，更重要的是使专案计划的修改、增删非常方便容易。

Project 2000按单代号网路图的形式爲您布局，把任务的紧前任务和紧後任务清楚地展现在您面前。不仅如此，在每个结点上您可以从它设置的200多资料项目中任意选择最多16种进行标注，因此，您可以通过选择不同的资讯类别生成各种类型的网路图，如计划时间网路图、跟踪网路图、成本网路图等等。它自动爲您计算最早时间、最晚时间、关键路径、时差，并以醒目的顔色和图案标识出来，您一眼就能看出来完成专案的焦点在什麽地方。它爲您标出哪些任务已经完成，哪些任务正在进行中，哪那些任务还未开始，它们将於什麽时间开始。它在图上告诉您哪些任务上分配的资源有超负荷分配问题需要调整，哪些任务的成本超出了预算。

鉴於我国的习惯於双代号网路图，中国科学院计算所、北京中科专案管理研究所爲Project 2000配上了双代号绘图系统AonAPlot，它可直接嵌入在Project 2000中，自动爲您布局，您可以随意调整，满意後按双代号方式在各种印表机、绘图机上输出。