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如何作好行政沟通——过渡人(2)

来自:网上搜集作者: 匿名发布时间:2007-12-22 18:36:21

（二）个人因素的影响：　

　 1、无意识的认识偏差和有意的歪曲。（1）无意识的认识偏差。应该说所有的行政信息归根结底是由人来传递的，人们由于认识和精力的局限难免会产生对行政信息的误解和偏差。现代社会是一个信息社会，特别是行政信息技术含量不断扩大，一方面，行政人员及领导领导要接收大量的行政信息并加以改编。在改编的过程中，要保证信息的真实性，必须建立在改编者正确理解的基础上，但是在实际生活中，由于个人知识、理解能力、综合水平的限制，甚至容易掺入个人的因素会造成信息失真。另一方面，由于信息来源于各个领域，其形式如果不能成为行政人员及领导所能解释的形式，就有可能造成信息的失真。这些失真的行政信息必然影响行政沟通的有效进行；（2）有意的歪曲。在行政组织中，为了履行国家行政管理的职能，等级制和纪律是必不可少的。但是政府行政组织的各级部门及行政人员是向上负责，并有不同的行政目标和部门利益，同时要靠上级的赏识方能得到晋升。他们常常对自己上级的需要和看法十分敏感，表现出一种难免的倾向，总是把那些中听的或对他们自已部门有利的信息告诉行政领导。这种行为必然导致行政信息的失真，如我们经济建设中取得的经济效果，应该是以效益为中心的综合情况。可是在经济成果上报中，尤其是在企业成果上报中，只反映规模，而忽视实际效益，只讲产值不讲税金和利润等等都造成了行政信息的失真，直接阻碍了行政沟通的正常进行，以致造成行政沟通的恶性循环。总之，行政沟通的前提是行政信息的正确性，只有信息正确才能保证行政沟通顺利进行，才能提高行政沟通的效率。

　 2、沟通风格不良。沟通风格与人的个性、价值观、认知水平、文化背景等有一定的联系，是在行政活动中逐渐形成一种习惯性的沟通行为方式。行政人员正确认识自己的沟通风格是做好行政沟通的第一步，在日常行政活动中，行政人员及行政领导习惯于使用某种沟通方式，用这种方式进行沟通，会使其感到得心应手，游刃有余，并逐渐发展成为一个人的沟通风格。沟通风格不同的人在一起工作，彼此不能协调与适应的话，那么彼此不仅不能有效沟通，还会造成无谓的冲突，阻碍工作的进行。人贵有自知之明，而我们的很多行政人员往往一方面不能弄清楚自己的沟通风格，另一方面又认识不到沟通风格因人而异，应在不改变自己沟通风格的同时打破自己的“舒适区”，适度调整自己的沟通风格，向沟通对象靠拢，以致沟通不能实现原有的效果。同时，乔哈瑞理论和JHALL等人研究成果表明，大多数人的沟通风格兼有两种以上，但在沟通风格中只有开放型的沟通风格是既重视自我披露，又注意运用反馈，能在团体中营造宽容互信的开放气氛，是一种积极、健康的沟通风格。其他的如封闭型、隐秘型和盲目型都存在着不同的消极因素。所以，行政人员应充分认识自己的沟通风格并要改善沟通风格，努力向开放型沟通风格靠拢。　　　

　行政沟通效率提高的几个方面　　　

　如何实现行政沟通的高效是现今行政机构和行政人员所面对的一个很重要的行政课题。有针对性的从影响沟通的因素出发，进而提高行政沟通效率是其重要的策略。　

　（一）从影响组织沟通效率的组织因素出发，应着手于组织结构的优化和组织环境的改善。1、从组织结构着手应做好以下几个方面：（1）精简机构，建立适度的组织层次和组织幅度的比例，减少沟通环节，提高沟通的速度、质量和容量；（2）要使组织这个沟通网络立体化、开放化。组织应是一个开放的面对社

会各成员和利益群体的，但又保持相对独立性的多元化的沟通网络，这样能收集更多的有益的沟通信息，促进行政沟通的有效进行（3）要采用多通道信息体制，这样才能保证行政沟通不会应其中一个渠道发生故障而影响整个沟通体制的进行，其他渠道仍然畅通。2、环境的最大特点是具有不确定性，即环境的复杂性和环境的变化性。而组织的环境有内部和外部两方面环境：（1）组织的内部环境有物质、制度和人群关系组织。在行政沟通中的物质条件具体是指沟通的介质，随着信息时代的到来，科技技术的发展，沟通的媒介增加了网络沟通，作为行政人员应掌握现代网络技术，以适应现代沟通的需要，以提高行政沟通的效率。这里当然还牵涉到科学选任、严格培训、合理调配人员的问题，因为行政组织物质条件首先是一支行政队伍，高素质的行政队伍是行政沟通效率提高的前提；其次，良好的人群关系是行政沟通进行的重要的环境，使行政人员目标与组织目标一致是搞好人群关系的前提，同时还应使行政人员增进了解，建立良好的人际关系和协调行政各部门的利益，从而增强团

体的凝聚力；再次，合理的物质条件和良好的人群关系仍需要制度的保障，良好的行政制度是行政活动有效进行的保证。行政沟通也离不开制度的保障，应完善反馈体制、激励体制、监督机制等以保证行政沟通的有效进行（2）组织的外部环境即社会大环境，其中意识形态环境尤为重要，要加强对组织成员的思想教育。总之，行政沟通效率的提高离不开组织因素的影响，只有改善组织才有可能实现行政沟效率的提高。　

　（二）从影响行政沟通效率的个人因素出发：1.避免行政沟通中的信息失真的是提高行政效率的重要前提。针对无意的认识偏差，首先行政人员需要有效控制信息量，如当命令、计划和政策执行中出现偏差时，经反馈后进行行政沟通；按轻重缓急来处理行政信息等等，以达到“去繁从简”，减少不必要的信息；其次，要集思广益，集合集体的智慧，避免由于个人知识，能力和综合素质的原因而产生的信息失真。同时，还应注意运用多形式的介质，避免因为行政信息不为行政人员和领导所理解而发生误解；再次，针对有意的歪曲，在做好思想教育的同时，应做好制度方面的建设，如行政激励机制、监督机制、反馈机制等等保障行政沟通的良性进行。2.改善沟通风格，培养积极、健康的沟通风格，从而提高沟通的整体效率。其中反馈与自我披露是改善沟通风格的两种重要的策略。汉纳雷（1964）研究了十八个团体，发现有百分之九十的成员在单向交往中工作效率低，即在没有反馈的情况下。而在双向交往中工作效率高。这表明反馈是积极有效的，就反馈而言，应注意从以下几个方面进行：（1）、反馈应“对事不对人”，不能针对某人进行反馈。（2）、反馈应客观而富有诚意，不能带有很强的主观判断，避免导致反馈的失效。（3）、反馈的主旨是信息共享而非教训别人，要重视对方的信息，要学会倾听。（4）、反馈的信息量不宜过大，应以别人能接受为准。应根据个人的特点和工作性质进行适当的交流。（5）、反馈应迅速而适宜。只有迅速的反馈才能起到沟通的效果，同时还应注意应创造良好的反馈时机和环境。（6）、反馈应注意对对方的信息加以综合整理，再进行反馈才能保证行政沟通中的信息准确性，当然也包括对方的非语言因素进行综合反馈给对方。而就自我披露而言，应注意几个方面：

（1）、首先应明确自我披露是为了建立牢固的人际关系，而非获取他人的同情或宣泄情感的手段，研究表明，良好的人际关系是在不断的自我披露中逐步建立起来的。（2）、自我披露应是双方彼此开放、双响共享，只有这样才能建立安全、信任的

沟通氛围，才能为保证沟通的有效进行。（3）、作为行政人员应耐心与行政组织中的各成员沟通，不能希望一蹴而就。沟通风格体现了管理者人际关系的基本结构，已为越来越多的行政人员所重视

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