会议效率不高的原因及预防性管理

1 会议的通病──效率不高

小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。
很多公司往往由於以下原因，开会效率低下：

公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。
许多主管对於何时开会几乎都不徵询员工的意见。这使得员工疲於奔命，甚至得延後或放弃叁加其他会议。
有些“必须到会”的员工，因爲已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。

时下有一句很流行的话──“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改爲“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。

2 会议效率不高的原因

会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。
高效会议的八大特徵
与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特徵。
建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特徵一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成爲真正意义上的高效会议。

会议规范

会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。

1 会议时间安排的规范

上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。
上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。
上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。
下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。

2 会议规范本身

会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：

所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有叁会人的开会时间。
超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。
所有与会者都要准备在会上发言。
准时开始，准时结束。
各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。
所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。
意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。
会议结束2-3天後，所有与会者应拿到会议记录。
所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。
必要时请第三方监控，以保证会议质量。

3 固定的会议流程规范

固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。

（1）一个中心
一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：
会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。
进行会议讨论，可以分爲不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流资讯；産生主意、做决定、确认行动；总结。

结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。

（2）两个基本点
两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束後的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会後的跟踪工作。会前的准备工作与会後的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。

【本讲总结】

会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通常有7大因素致使会议效率低下，针对这些因素，应在会前充分做好预防性管理。
与此同时，清楚了解什麽是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只有掌握了这些，才能从正面引导我们如何提高会议的效率。